企業が販促キャンペーンを行う際、キャンペーン事務局の設置は重要な業務の1つです。しかし、これらの事務作業を自社で行うのは大変な負担となる可能性があります。
そこで注目されているのが、キャンペーン事務局の代行サービスです。専門のプロに業務を任せることで、コストや時間の削減、専門性の活用など、さまざまなメリットが得られます。
本記事では、キャンペーン事務局の役割や代行サービスのメリット、選び方のポイントなどを詳しく解説します。キャンペーンの成功に向けて、ぜひ参考にしてください。
まず、キャンペーン事務局とはどんなものなのかを明確にしてみましょう。
現在色々な企業が自社のブランド認知や販売促進、売上げUPといった様々な目的に応じて販促キャンペーンを行っております。
キャンペーン事務局とは、そのような企業が実施するキャンペーンの企画から運営・管理までを一括して担う専門組織のことを指します。
キャンペーンを円滑、かつ、効果的に運用する為には必要不可欠な存在で、販促施策もWeb・SNSを使用したデジタル販促施策が多くなっている中、システム部分と併せて代行をしている企業様が増えています。
次の章では実際にキャンペーン事務局でおこなっている具体的な業務内容について触れていきます。キャンペーン事務局代行をお考えの方は、ぜひ参考にしてください！
キャンペーン事務局の具体的な業務内容は多岐にわたります。
主な内容としては下記の項目があげられます。
キャンペーンでいう企画立案とは、
・キャンペーンの目的や目標の設定
・その目的に応じた企画内容（応募期間や応募条件、当選数や景品、応募媒体）の選定
・実施スケジュールや広報計画
等の構築を指します。
WebやSNS形式でのキャンペーンの場合、応募フォームやSNSの立ち上げといったところが主な業務内容を指します。
そのほか、応募者データの管理等も業務内容に含まれます。
キャンペーンの当選者を決定する作業を行います。
主な抽選方式としては
・後日抽選
・即時抽選(インスタントウィン)
・ベタ付け形式（必ずもらえる）
といったように、企画に応じて、システムのみでの抽選、システムに加え人力での抽選を行う、といったケースがあります。
キャンペーンに応じた景品の手配を行います。
実景品の場合、景品を手配した後、一時保管、その後当選者への発送までを対応します。
最近ではPayPay等のデジタルギフト等が景品として非常に人気となっており、そういったデジタルギフトの手配までが業務内容に含まれております。
キャンペーンに関するお問い合わせを受け付けるため、コールセンターやメール受付窓口を設置し、その対応を行います。
また、問い合わせ内容の報告や集計も多くの場合含まれています。
主にキャンペーンによる応募者数や当選者数等の各種データの集計と報告を指します。
ここまでご紹介した通り、キャンペーン事務局で対応する業務は多岐にわたります。
キャンペーンを円滑かつ効果的に運営するためには、自社だけで対応するのは業務量や内容の点で難しいことが多く、多くの企業様が外部に委託しています。
では実際にどんな時に事務局を外部委託すればよいのか、メリットと共に次章にてご紹介させて頂きます。
キャンペーン事務局を外部委託することには多くのメリットがあります。
今回は大きく効果がある4つのメリットを簡単にご紹介します。
キャンペーン事務局を代行会社に委託することで、人件費や管理コストを大幅に削減できます。
自社で運営する場合に比べ、コストを最小限に抑えられるのが大きなメリットです。
代行会社に業務を委託することで、代行会社のノウハウを活用できるため、自社運営時に発生しがちな無駄なコストを最小限に抑えることができます。
キャンペーン事務局の代行により、企業は貴重な人的リソースを本業に集中できます。
代行会社が計画立案から応募データ管理、報告書作成まで一括対応してくれるため、企業側の担当者は本来業務に専念できます。
このように、事務局業務をアウトソースすることで、企業の工数を大幅に削減し、業務効率の向上を実現できます。
キャンペーン事務局は、長年にわたるキャンペーン運営の実績から培われた豊富な専門知識と経験を有しています。
企業がキャンペーン事務局に業務を委託することで、以下のような専門性を活用できるメリットがあります。
・キャンペーン企画立案における的確なアドバイス
・効果的なキャンペーン運営ノウハウ
・正確かつスピーディーな集計・報告書作成
要するに、キャンペーン事務局には一貫した高度な業務遂行能力があり、自社単独ではカバーし切れない専門性を補完してくれます。
キャンペーン事務局の代行会社は、リスク管理に関しても、豊富な経験と専門知識を持っています。
そのため、予期せぬトラブルのリスクを事前に特定し、適切な対策を講じることができます。
例えば、抽選の公平性を確保する仕組み作りや、個人情報の厳格な管理体制の構築など、リスク対策に長けています。
万が一、事故や問題が発生した場合でも、迅速な対応と適切な措置を取ることで、企業イメージの低下を最小限に抑えられます。
キャンペーン事務局の代行会社に依頼することで、
・リスクを未然に防ぐ対策が可能
・トラブル発生時の適切な対応が期待できる
・企業イメージの毀損を最小化できる
というメリットがあり、つまり、リスク管理が大幅に強化されるのです。
キャンペーン事務局の代行サービスの費用は、業務内容や規模によって大きく変動します。 一般的な相場は、月額10万円から100万円程度とされています。
初期費用や成果報酬制を設けている事業者もあるため、 複数の代行会社の見積もりを比較し、自社のニーズに合った適切なサービスを選ぶことが重要です。
また、コールセンター対応やWebサイト運営など、 様々なオプションサービスを追加できるのも大きな特徴の1つです。
弊社でも、今回ご紹介した事務局対応が可能ですので、費用感を知りたい等といった方は是非お問い合わせ下さい。
弊社でもキャンペーン事務局代行を行っております。
下記にて事務局代行を行わせていただいた事例をいくつかご紹介します。
GSK様では、セット購入の促進・購入数増加を目的に、レシートを活用したマストバイキャンペーンを開催させて頂きました。
企画の立案から、応募システムの開発/運用、問合せ対応窓口対応、当選者の抽選といった対応を全て弊社にて実施させて頂き、セット購入の販売数UPに繋げさせて頂きました。
赤城乳業様では、対象商品の認知拡大・新規顧客の獲得を目的に、SNSを活用したオープンキャンペーンとWebでのレシートを活用したマストバイキャンペーンを同時開催させて頂きました。
応募システムの開発/運用、システムによる応募抽選、デジタルギフトの手配、応募集計、を弊社にて行わせて頂き、新規顧客層の獲得（実際の購入）やSNSフォロワー数増加に成功いたしました。
キャンペーン事務局の代行サービスは、キャンペーンを開催する企業にとって大きな利点があります。
まず、外部の専門家に業務を委託することで、コスト削減と時間短縮が図れます。
また、キャンペーン運営に関する専門知識と経験を活用できるため、リスク管理が強化され、効果的なキャンペーンを実施できます。
そのためには、実績と経験が豊富な代行会社を選ぶことが重要で、専門性、対応力、セキュリティ対策、費用など、様々な観点から最適なサービスを比較検討しましょう。
キャンペーン事務局の代行サービスを賢く活用することで、キャンペーンを通じたビジネスの成功に大きく貢献できます。
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